Artigo 7º

Estrutura interna

1. Sem prejuízo do envolvimento e participação de todo o pessoal no cumprimento da missão e das competências a que se referem os artigos anteriores, o Serviço de Recursos Humanos estrutura-se em:

1. Serviço Central, de âmbito geral, ao qual compete o desempenho da missão, competências e atribuições e nas áreas administrativa e financeira, a que se referem os artigos anteriores, em todo o sistema universitário, nos termos dos Estatutos, do Regulamento orgânico e do presente Regulamento;
2. Serviços Locais, de âmbitos locais, aos quais compete exercer atividades de administração corrente e de gestão financeira junto das Faculdades e Escolas, de cujos órgãos dependem hierárquica e funcionalmente, sem prejuízo do disposto no presente Regulamento.

2. Observado o disposto na primeira parte do n.º1, o Serviço de Central estrutura-se internamente em três Seções:

1. Seção Financeira e de Tesouraria;
2. Seção de Contabilidade;
3. Seção de Expediente Geral e Arquivo;

3. Havendo mais de um trabalhador afeto à Seção, o Diretor do Serviço designará o respetivo coordenador, ao qual incumbe supervisionar e dinamizar as atividades da seção e assegurar a sua representação junto do superior hierárquico.

Artigo 8º

Seção Financeira e de Tesouraria

À Scção Financeira e de Tesouraria incumbe:

1. Participar na definição da política de gestão da Universidade nos domínios financeiro e orçamental, e coadjuvar o Administrador-Geral no exercício das suas competências nas áreas referidas;
2. Arrecadar e contabilizar as receitas, mediante guias, recibos e outros documentos emitidos nos termos legais e regulamentares;
3. Proceder ao depósito das importâncias arrecadadas ou proceder ao respetivo controlo;
4. Transferir para os cofres do Tesouro do Estado as receitas arrecadadas, nos prazos regulamentares, em conformidade com as guias preparadas pela Seção de Contabilidade;
5. Assegurar as tarefas inerentes à execução do orçamento, efetuando os pagamentos aprovados ou autorizados; 
6. Emitir cheques para pagamento das despesas com pessoal ou promover o expediente com vista ao depósito ou transferência das importâncias devidas nas respetivas contas;
7. Emitir as faturas e os recibos relativos à cobrança das receitas próprias da Universidade;
8. Manter rigorosamente atualizada a escrita da Tesouraria ou o respetivo registo informatizado, de modo a ser possível determinar ou verificar, a qualquer momento, os montantes dos fundos em cofre;
9. Organizar e apresentar mensalmente, para serem presentes ao Conselho Administrativo, os balancetes de tesouraria referentes ao mês anterior; 
10. Gerar relatórios periódicos sobre a previsão e cobrança de receitas;
11. Proceder ao pagamento das despesas de funcionamento, devidamente autorizadas, emitindo os cheques necessários;
12. Preparar os elementos estatísticos e indicadores de gestão financeira;
13. Fazer o acompanhamento das reconciliações bancárias;
14. Preparar o plano de atividades, o projeto de orçamento anual e os planos financeiros plurianuais e assegurar o seu acompanhamento e avaliação, propondo as alterações orçamentais julgadas adequadas;
15. Assegurar o acompanhamento e execução do orçamento da Uni-CV; 
16. Dar parecer sobre os assuntos relativos ao sector financeiro;
17. Propor a constituição de fundos permanentes, fazer a sua gestão e promover a sua reconstituição;   
18. Efetuar os pagamentos aprovados ou autorizados; 
19. Dar apoio técnico de natureza administrativo-financeira no âmbito da execução de projetos, assegurando a organização e promovendo os mapas de execução financeira, relatórios anuais de execução e pedidos de pagamento;
20. Dar apoio técnico de natureza administrativo-financeira no âmbito dos CESP, assegurando o pagamento das despesas e promovendo os mapas de execução financeira, relatórios anuais de execução e pedidos de pagamento;
21. Manter atualizado o registo de movimentos e saldos das contas bancárias da Universidade;
22. Elaborar informação-proposta fundamentada sobre os assuntos que corram pela Seção, para despacho superior;
23. Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes à tesouraria;
24. Colaborar na elaboração de balancetes a apresentar ao Conselho Administrativo;
25. Exercer as demais competências e atribuições que lhe sejam atribuídas por lei, regulamento ou despacho do Administrador Geral.

Artigo 9º

Seção de Contabilidade

1. À Seção de Contabilidade incumbe:

1. Operar no programa informático “Gestão de Contas” do Tesouro todo o expediente relativo à execução do orçamento da Uni-CV;
2. Controlar as contas de depósito junto do Tesouro e instituições bancárias;
3. Informar ou emitir parecer sobre os documentos de despesa, designadamente sobre a observância das competentes disposições legais e regulamentares e verificar a cabimentação orçamental prévia á execução das despesas;
4. Elaborar e processar as requisições de fundos e preparar o respetivo expediente;
5. Reunir, ordenar e preparar todos os elementos necessários à elaboração dos projetos de orçamentos;
6. Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente, os de reforço e de transferência de verbas e de antecipação de duodécimos;
7. Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter ao Conselho Administrativo da Universidade;
8. Informar os processos no que respeita à legalidade e cabimento da despesa;
9. Escriturar e preparar o expediente referente a contabilidade;
10. Coligir e preparar os elementos para a elaboração da Conta de Gerência, a apresentar ao Conselho Administrativo;
11. Controlar as entradas de recursos provenientes do pagamento de propinas;
12. Negociar com os alunos que estejam em débito para com a Universidade e acompanhar a regularização dos pagamentos, elaborando relatórios mensais; 
13. Elaborar mapas e relatórios de execução e avaliação orçamental que se mostrem necessários ao controlo da gestão, bem como os balancetes a apresentar nas reuniões do Conselho Administrativo e outros documentos que lhe sejam solicitados;
14. Recolher e preparar os elementos necessários à elaboração de projetos de orçamentos e encerramentos de contas;
15. Assegurar a escrituração/lançamento de receitas e despesas;
16. Manter organizada e em dia a contabilidade, assegurando os registos e procedimentos contabilísticos na forma e oportunidades definidas por lei ou por instruções;
17. Preparar, em coordenação com a unidade financeira e Tesouraria, os processos para fiscalização de qualquer entidade com poderes para o efeito, em especial para o controlo sucessivo da legalidade da despesa pelo Tribunal de Contas e a IGF; 
18. Exercer o controlo da execução orçamental das unidades e centros de custo e preparar o fecho contabilístico mensal;
19. Gerar estatísticas e relatórios periódicos sobre a realização de despesas;
20. Instruir os processos relativos à autorização de serviços em regime de horas extraordinárias, em dias feriados e de descanso semanal, em regime de turno, de isenção de horário e de exclusividade; 
21. Elaborar folhas de vencimentos e outras remunerações e proceder aos respetivos descontos na fonte, nos termos legais e regulamentares aplicáveis;
22. Assegurar o serviço referente a obrigações fiscais e previdenciárias, e elaborar guias e relações para entrega ao Estado ou outros organismos e instituições das importâncias que lhes pertençam ou lhe sejam devidas;
23. Monitorar as movimentações bancárias e elaborar as reconciliações bancárias mensais das respetivas contas. 

2. Incumbe ainda à Seção de Contabilidade:

1. Preparar a proposta de Conta anual de exercício e os elementos para o relatório anual da Universidade no que respeita aos assuntos concernentes às atribuições da Seção; 
2. Organizar e manter atualizado o arquivo da Seção; 
3. Executar as atribuições que lhe sejam conferidas pelo Diretor dos Serviços;
4. Assegurar as demais tarefas de natureza contabilística, decorrentes do disposto no presente Regulamento, na lei e nos regulamentos e deliberações aplicáveis.

Artigo 10º

Seção de Expediente Geral e Arquivo

À Seção de Expediente Geral e Arquivo incumbe:

1. Executar as tarefas inerentes à secretaria, assegurando a receção, classificação, expedição e distribuição de correspondência e arquivo de todo o expediente;
2. Dar andamento a todas as decisões dimanadas da Reitoria e do Administrador-Geral;
3. Organizar e manter atualizado o registo das decisões de modo a poder prestar a todo o momento informações sobre a situação dos processos respetivos;  
4. Organizar a circulação interna de toda a documentação e providenciar no sentido da divulgação pelas unidades e serviços das normas internas e demais diretivas de natureza administrativa;
5. Prestar as demais tarefas de secretariado aos dirigentes dos Serviços;
6. Assegurar o atendimento ao público;
7. Assegurar a ligação com a imprensa nacional, encaminhando os expedientes destinados à publicação no Boletim Oficial;  
8. Prestar apoio administrativo ou logístico a qualquer ação a desenvolver dentro dos objetivos gerais da Uni-CV, bem como o andamento de expediente não diretamente cometido a outras Seções;
9. Reunir em instalações apropriadas para o efeito toda a documentação existente, com vista à organização e manutenção do arquivo geral dos Serviços;
10. Promover a encadernação e recuperação de documentos degradados e assegurar os serviços de reprografia;
11. Facilitar a consulta de informação necessária aos diversos serviços, com vista à boa prossecução das respetivas missões;
12. Organizar e manter atualizado o arquivo dos Serviços; 
13. Organizar e assegurar a manutenção do arquivo geral da Universidade.
14. Preparar a documentação para as reuniões internas do Serviço e assegurar o respetivo expediente;
15. Assegurar a divulgação interna de informações, bem como de toda a documentação que seja considerada relevante e de interesse para os Serviços;
16. Exercer outras atribuições que lhe sejam atribuídas pelo Diretor de Serviços.

Artigo 11º

Serviços Locais

1. Cada Faculdade e Escola é dotada de um serviço local de apoio em matérias de administração operacional expediente geral e gestão financeira, denominado, consoante os casos, de Serviço Administrativo e Financeiro da Faculdade ou da Escola, o qual, sem prejuízo da respetiva subordinação funcional aos órgãos competentes da respetiva unidade orgânica, funciona, simultaneamente, como extensão do serviço central, tendo em vista a rentabilização dos recursos, a criação das sinergias e a coordenação das atividades conducentes à execução, com eficiência e eficácia, dos normativos, planos, programas e projetos institucionais. 
2. Por despacho do Administrador-Geral, os Serviços Locais referidos no n.º1 podem ocupar-se das funções de administração operacional, expediente geral e gestão financeira afetos as outras estruturas de proximidade geográfica, nomeadamente unidades funcionais, centros ou núcleos.
3. Os Serviços Locais de a que se refere o n.º anterior são coordenados por um colaborador designado pelo Administrador-Geral, por proposta do Diretor dos Serviços Administrativos e Financeiros, ouvido o Presidente da Faculdade ou Escola.
4. Ao coordenador dos Serviços Locais compete em especial:

1. Assegurar a realização, na respetiva unidade orgânica ou estrutura, da missão, competências e atribuições conferidas aos Serviços Administrativos e Financeiros, cumprindo e fazendo cumprir o disposto no presente Regulamento, com as necessárias adaptações;
2. Orientar e coordenar a atividade do Serviço e superintender no seu funcionamento;
3. Assistir tecnicamente os órgãos de gestão da respetiva unidade orgânica ou estrutura a que se encontrem afetos.

1. Os Serviços Locais funcionam com base em planos de atividades anuais e trimestrais que traduzam as realidades e especificidades locais, sem prejuízo da sua conformação com os instrumentos de gestão previsional do Serviço Central.
2. Da execução dos respetivos planos de atividades, os Serviços Locais elaboram relatórios trimestrais e anuais de atividades.
3. Os instrumentos de gestão referidos nos n.º5 e 6 são submetidos aos órgãos dirigentes da unidade ou estrutura a que se encontram afetos e ao Diretor do Serviço, para os efeitos pertinentes.

Artigo 12º

Pessoal dos Serviços

1. Para o desempenho da missão e das suas atribuições, os Serviços Administrativos e Financeiros dispõem de pessoal expressamente recrutado para o efeito ou afeto aos Serviços por despacho do Administrador-Geral.
2. Ao recrutamento e provimento do pessoal é aplicável o disposto no Decreto Regulamentar nº 9/2009 de 20 de Abril.  
3. A distribuição de funções no seio da estrutura interna dos Serviços será feita por Ordem de Serviço do Diretor dos Serviços, cabendo ao coordenador de cada Seção a distribuição de tarefas aos colaboradores, tendo em conta o disposto no presente Regulamento.