Capítulo I - OBJETO, MISSÃO E PRINCÍPIOS

Artigo 1º

Objeto

O presente Regulamento tem por objeto o estabelecimento de normas de desenvolvimento dos Estatutos da Uni-CV referentes à organização, ao funcionamento e às atribuições e competências dos Serviços Administrativos e Financeiros da Universidade. 

Artigo 2º

Missão

No desempenho da sua missão, incumbe aos Serviços Administrativos e Financeiros o exercício funções de administração estratégica e operacional, logística geral e gestão financeira da Universidade, tendo em vista a eficiência e a eficácia do desempenho da Universidade, de harmonia com as disposições legais e regulamentares pertinentes e as diretivas emanadas dos órgãos competentes da Uni-CV

Artigo 3º

Princípios de gestão

Os Serviços Administrativos e Financeiros desenvolvem a sua missão com base nos seguintes princípios essenciais:

  1. Legalidade;
  2. Transparência dos atos e procedimentos;
  3. Eficiência e eficácia;
  4. Economicidade;
  5. Cobertura orçamental;
  6. Planeamento;
  7. Sustentabilidade dos atos de gestão;
  8. Gestão democrática e participação dos colaboradores;
  9. Celeridade no atendimento dos utentes;
  10. Controlo da qualidade;
  11. Prestação de contas.

Capítulo II - ATRIBUIÇÕES E DIREÇÃO

Artigo 4º

Competências e atribuições 

1. Compete, em geral, aos Serviços Administrativos e Financeiros:

  1. Participar na definição da política da Universidade nos domínios administrativo e financeiro e coadjuvar o Administrador-Geral no exercício das suas competências nas referidas áreas;
  2. Dar parecer e submeter a despacho superior os assuntos relativos aos setores ou unidades de si dependentes e de que não haja delegação;
  3. Exercer funções operativas nas áreas administrativa e financeira; 
  4. Assegurar o serviço de receção, distribuição e expedição de documentos, bem como o arquivo geral da Universidade;
  5. Assegurar o planeamento, a organização, a execução e a avaliação das atividades administrativa e financeira da Universidade.

2.  Incumbe ainda aos Serviços Administrativos e Financeiros:

  1. Elaborar a proposta de orçamento anual da Universidade;
  2. Assegurar a execução do orçamento da Universidade e controlar a respetiva legalidade e regularidade;
  3. Organizar o processamento das remunerações do pessoal docente e não docente, nos termos da lei e do orçamento, em articulação com os Serviços dos Recursos Humanos;
  4. Assegurar o pagamento das despesas autorizadas, em conformidade com a lei e o orçamento; 
  5. Superintender a arrecadação das receitas e assegurar a sua legalidade e efetividade;
  6. Pronunciar-se sobre a legalidade e a regularidade dos atos de gestão financeira e demais atos com implicações financeiras;
  7. Efetuar e controlar o pagamento dos impostos e taxas legais, procedendo, nos termos legais, às retenções na fonte que couberem;
  8. Elaborar o relatório e as contas anuais de exercício, nos termos da lei;
  9. Controlar a legalidade e a regularidade dos atos de gestão financeira dos projetos;
  10. Elaborar estudos e formular propostas de medidas que visem otimizar os mecanismos de financiamento e garantir a autonomia e a sustentabilidade financeira da Universidade; 
  11. Exercer as demais atribuições e competências que resultem de disposições legais e regulamentares aplicáveis ou quedelegadas pelo Administrador-Geral. 

Artigo 5 º

Dirigente do Serviço

  1. Os Serviços Administrativos e Financeiros são dirigidos por um Diretor de Serviço, que depende direta, hierárquica e funcionalmente do Administrador-Geral, sem prejuízo das competências próprias do Reitor.
  2. Por conveniência de serviço e mediante proposta do Administrador-Geral, o Reitor pode atribuir ao Diretor dos Serviços Administrativos e Financeiros a direção de outro serviço, por acumulação.
  3. O cargo de Diretor é provido, nos termos das disposições aplicáveis ao pessoal dirigente, por despacho do Reitor, mediante proposta do Administrador-Geral, de entre indivíduos habilitados com curso superior que confira o grau mínimo de licenciatura, preferencialmente na área de gestão ou administração e finanças ou com componentes curriculares relevantes nestas áreas, e detentores de experiência profissional comprovada de, pelo menos, três anos em funções de administração e gestão financeira.   
  4. O recrutamento para o cargo de Diretor de Serviço pode ser alargado aos indivíduos habilitados com cursos superiores que confiram o grau de licenciatura em outras áreas e que tenham pelo menos cinco anos de experiência no exercício de cargos técnicos ou de direção nas áreas administrativa e financeira.  
  5. Por determinação do Reitor, o cargo de Diretor de Serviço pode ser provido mediante concurso, nos termos do respetivo regulamento, aprovado por despacho.
  6. Constitui condição prévia para a nomeação do Diretor de Serviço a aprovação pelo Reitor da respetiva carta de missão, na qual o candidato ao cargo apresenta, com suficiente detalhe, a forma como se compromete em exercer a missão, as competências e as atribuições do Serviço e, em particular, as competências do seu dirigente. 

 

Artigo 6º

Competências do Diretor 

  1. Aplicam-se, subsidiariamente, ao Diretor dos Serviços Administrativos e Financeiros os deveres e competências genéricas do pessoal dirigente da função pública, com as necessárias adaptações.
  2. Compete, em especial, ao Diretor dos Serviços Administrativos e Financeiros da Uni-CV: 
  1. Superintender o funcionamento do Serviço, assegurando o cumprimento dos normativos, planos e demais instrumentos de gestão;
  2. Coordenar a elaboração dos instrumentos de gestão, regulamentos, manuais de procedimento, e outros documentos referenciais de administração operacional e de gestão financeira; 
  3. Exercer o poder hierárquico sobre os trabalhadores afetos ao respetivo serviço e distribuí-los pelas respetivas seções;
  4. Coordenar o desempenho do pessoal afeto ao serviço, procedendo à distribuição de tarefas e responsabilidades, à orientação das atividades e ao acompanhamento e controlo da sua execução;
  5. Adotar ordens de serviço e instruções tendentes à melhoria da eficiência e da eficácia do Serviço;
  6. Submeter à aprovação superior o plano anual de atividades, a proposta de orçamento da Universidade, o relatório anual de atividades, regulamentos, manuais de procedimento e outros instrumentos de gestão necessários ao desenvolvimento da missão e das atribuições do Serviço;
  7. Assistir tecnicamente aos órgãos e unidades orgânicas nos âmbitos administrativo e financeiro; 
  8. Elaborar estudos, pareceres e informações relativos às áreas administrativa e financeira;
  9. Submeter a despacho do Administrador-Geral todos os assuntos que não se integrem nas competências próprias do Diretor ou que não tenham sido objeto de delegação;
  10. Informar o Administrador-Geral de todos os assuntos relevantes relacionados com as competências e atribuições do Serviço; 
  11. Organizar ou propor a formação, o treinamento e o aperfeiçoamento do pessoal afeto ao respetivo Serviço;
  12. Delegar competências no pessoal do Serviço Central e dos Serviços Locais;
  13. Desempenhar as funções nele delegadas ou subdelegadas; 
  14. Assegurar ou coordenar o relacionamento e a colaboração, em matéria de administração e gestão de financeira, com os órgãos, unidades orgânicas e unidades funcionais da Uni-CV e com os demais Serviços;
  15. Exercer outras competências e atribuições que resultem da dos Estatutos da Uni-CV, das disposições legais e regulamentares aplicáveis e de diretivas superiores.

Capítulo III - ESTRUTURA INTERNA E PESSOAL

Artigo 7º

Estrutura interna

1. Sem prejuízo do envolvimento e participação de todo o pessoal no cumprimento da missão e das competências a que se referem os artigos anteriores, o Serviço de Recursos Humanos estrutura-se em:

  1. Serviço Central, de âmbito geral, ao qual compete o desempenho da missão, competências e atribuições e nas áreas administrativa e financeira, a que se referem os artigos anteriores, em todo o sistema universitário, nos termos dos Estatutos, do Regulamento orgânico e do presente Regulamento;
  2. Serviços Locais, de âmbitos locais, aos quais compete exercer atividades de administração corrente e de gestão financeira junto das Faculdades e Escolas, de cujos órgãos dependem hierárquica e funcionalmente, sem prejuízo do disposto no presente Regulamento.

2. Observado o disposto na primeira parte do n.º1, o Serviço de Central estrutura-se internamente em três Seções:

  1. Seção Financeira e de Tesouraria;
  2. Seção de Contabilidade;
  3. Seção de Expediente Geral e Arquivo;

3. Havendo mais de um trabalhador afeto à Seção, o Diretor do Serviço designará o respetivo coordenador, ao qual incumbe supervisionar e dinamizar as atividades da seção e assegurar a sua representação junto do superior hierárquico.

Artigo 8º

Seção Financeira e de Tesouraria

À Scção Financeira e de Tesouraria incumbe:

  1. Participar na definição da política de gestão da Universidade nos domínios financeiro e orçamental, e coadjuvar o Administrador-Geral no exercício das suas competências nas áreas referidas;
  2. Arrecadar e contabilizar as receitas, mediante guias, recibos e outros documentos emitidos nos termos legais e regulamentares;
  3. Proceder ao depósito das importâncias arrecadadas ou proceder ao respetivo controlo;
  4. Transferir para os cofres do Tesouro do Estado as receitas arrecadadas, nos prazos regulamentares, em conformidade com as guias preparadas pela Seção de Contabilidade;
  5. Assegurar as tarefas inerentes à execução do orçamento, efetuando os pagamentos aprovados ou autorizados; 
  6. Emitir cheques para pagamento das despesas com pessoal ou promover o expediente com vista ao depósito ou transferência das importâncias devidas nas respetivas contas;
  7. Emitir as faturas e os recibos relativos à cobrança das receitas próprias da Universidade;
  8. Manter rigorosamente atualizada a escrita da Tesouraria ou o respetivo registo informatizado, de modo a ser possível determinar ou verificar, a qualquer momento, os montantes dos fundos em cofre;
  9. Organizar e apresentar mensalmente, para serem presentes ao Conselho Administrativo, os balancetes de tesouraria referentes ao mês anterior; 
  10. Gerar relatórios periódicos sobre a previsão e cobrança de receitas;
  11. Proceder ao pagamento das despesas de funcionamento, devidamente autorizadas, emitindo os cheques necessários;
  12. Preparar os elementos estatísticos e indicadores de gestão financeira;
  13. Fazer o acompanhamento das reconciliações bancárias;
  14. Preparar o plano de atividades, o projeto de orçamento anual e os planos financeiros plurianuais e assegurar o seu acompanhamento e avaliação, propondo as alterações orçamentais julgadas adequadas;
  15. Assegurar o acompanhamento e execução do orçamento da Uni-CV; 
  16. Dar parecer sobre os assuntos relativos ao sector financeiro;
  17. Propor a constituição de fundos permanentes, fazer a sua gestão e promover a sua reconstituição;   
  18. Efetuar os pagamentos aprovados ou autorizados; 
  19. Dar apoio técnico de natureza administrativo-financeira no âmbito da execução de projetos, assegurando a organização e promovendo os mapas de execução financeira, relatórios anuais de execução e pedidos de pagamento;
  20. Dar apoio técnico de natureza administrativo-financeira no âmbito dos CESP, assegurando o pagamento das despesas e promovendo os mapas de execução financeira, relatórios anuais de execução e pedidos de pagamento;
  21. Manter atualizado o registo de movimentos e saldos das contas bancárias da Universidade;
  22. Elaborar informação-proposta fundamentada sobre os assuntos que corram pela Seção, para despacho superior;
  23. Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes à tesouraria;
  24. Colaborar na elaboração de balancetes a apresentar ao Conselho Administrativo;
  25. Exercer as demais competências e atribuições que lhe sejam atribuídas por lei, regulamento ou despacho do Administrador Geral.

Artigo 9º

Seção de Contabilidade

1. À Seção de Contabilidade incumbe:

  1. Operar no programa informático “Gestão de Contas” do Tesouro todo o expediente relativo à execução do orçamento da Uni-CV;
  2. Controlar as contas de depósito junto do Tesouro e instituições bancárias;
  3. Informar ou emitir parecer sobre os documentos de despesa, designadamente sobre a observância das competentes disposições legais e regulamentares e verificar a cabimentação orçamental prévia á execução das despesas;
  4. Elaborar e processar as requisições de fundos e preparar o respetivo expediente;
  5. Reunir, ordenar e preparar todos os elementos necessários à elaboração dos projetos de orçamentos;
  6. Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente, os de reforço e de transferência de verbas e de antecipação de duodécimos;
  7. Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter ao Conselho Administrativo da Universidade;
  8. Informar os processos no que respeita à legalidade e cabimento da despesa;
  9. Escriturar e preparar o expediente referente a contabilidade;
  10. Coligir e preparar os elementos para a elaboração da Conta de Gerência, a apresentar ao Conselho Administrativo;
  11. Controlar as entradas de recursos provenientes do pagamento de propinas;
  12. Negociar com os alunos que estejam em débito para com a Universidade e acompanhar a regularização dos pagamentos, elaborando relatórios mensais; 
  13. Elaborar mapas e relatórios de execução e avaliação orçamental que se mostrem necessários ao controlo da gestão, bem como os balancetes a apresentar nas reuniões do Conselho Administrativo e outros documentos que lhe sejam solicitados;
  14. Recolher e preparar os elementos necessários à elaboração de projetos de orçamentos e encerramentos de contas;
  15. Assegurar a escrituração/lançamento de receitas e despesas;
  16. Manter organizada e em dia a contabilidade, assegurando os registos e procedimentos contabilísticos na forma e oportunidades definidas por lei ou por instruções;
  17. Preparar, em coordenação com a unidade financeira e Tesouraria, os processos para fiscalização de qualquer entidade com poderes para o efeito, em especial para o controlo sucessivo da legalidade da despesa pelo Tribunal de Contas e a IGF; 
  18. Exercer o controlo da execução orçamental das unidades e centros de custo e preparar o fecho contabilístico mensal;
  19. Gerar estatísticas e relatórios periódicos sobre a realização de despesas;
  20. Instruir os processos relativos à autorização de serviços em regime de horas extraordinárias, em dias feriados e de descanso semanal, em regime de turno, de isenção de horário e de exclusividade; 
  21. Elaborar folhas de vencimentos e outras remunerações e proceder aos respetivos descontos na fonte, nos termos legais e regulamentares aplicáveis;
  22. Assegurar o serviço referente a obrigações fiscais e previdenciárias, e elaborar guias e relações para entrega ao Estado ou outros organismos e instituições das importâncias que lhes pertençam ou lhe sejam devidas;
  23. Monitorar as movimentações bancárias e elaborar as reconciliações bancárias mensais das respetivas contas. 

2. Incumbe ainda à Seção de Contabilidade:

  1. Preparar a proposta de Conta anual de exercício e os elementos para o relatório anual da Universidade no que respeita aos assuntos concernentes às atribuições da Seção; 
  2. Organizar e manter atualizado o arquivo da Seção; 
  3. Executar as atribuições que lhe sejam conferidas pelo Diretor dos Serviços;
  4. Assegurar as demais tarefas de natureza contabilística, decorrentes do disposto no presente Regulamento, na lei e nos regulamentos e deliberações aplicáveis.

Artigo 10º

Seção de Expediente Geral e Arquivo

À Seção de Expediente Geral e Arquivo incumbe:

  1. Executar as tarefas inerentes à secretaria, assegurando a receção, classificação, expedição e distribuição de correspondência e arquivo de todo o expediente;
  2. Dar andamento a todas as decisões dimanadas da Reitoria e do Administrador-Geral;
  3. Organizar e manter atualizado o registo das decisões de modo a poder prestar a todo o momento informações sobre a situação dos processos respetivos;  
  4. Organizar a circulação interna de toda a documentação e providenciar no sentido da divulgação pelas unidades e serviços das normas internas e demais diretivas de natureza administrativa;
  5. Prestar as demais tarefas de secretariado aos dirigentes dos Serviços;
  6. Assegurar o atendimento ao público;
  7. Assegurar a ligação com a imprensa nacional, encaminhando os expedientes destinados à publicação no Boletim Oficial;  
  8. Prestar apoio administrativo ou logístico a qualquer ação a desenvolver dentro dos objetivos gerais da Uni-CV, bem como o andamento de expediente não diretamente cometido a outras Seções;
  9. Reunir em instalações apropriadas para o efeito toda a documentação existente, com vista à organização e manutenção do arquivo geral dos Serviços;
  10. Promover a encadernação e recuperação de documentos degradados e assegurar os serviços de reprografia;
  11. Facilitar a consulta de informação necessária aos diversos serviços, com vista à boa prossecução das respetivas missões;
  12. Organizar e manter atualizado o arquivo dos Serviços; 
  13. Organizar e assegurar a manutenção do arquivo geral da Universidade.
  14. Preparar a documentação para as reuniões internas do Serviço e assegurar o respetivo expediente;
  15. Assegurar a divulgação interna de informações, bem como de toda a documentação que seja considerada relevante e de interesse para os Serviços;
  16. Exercer outras atribuições que lhe sejam atribuídas pelo Diretor de Serviços.

Artigo 11º

Serviços Locais

  1. Cada Faculdade e Escola é dotada de um serviço local de apoio em matérias de administração operacional expediente geral e gestão financeira, denominado, consoante os casos, de Serviço Administrativo e Financeiro da Faculdade ou da Escola, o qual, sem prejuízo da respetiva subordinação funcional aos órgãos competentes da respetiva unidade orgânica, funciona, simultaneamente, como extensão do serviço central, tendo em vista a rentabilização dos recursos, a criação das sinergias e a coordenação das atividades conducentes à execução, com eficiência e eficácia, dos normativos, planos, programas e projetos institucionais. 
  2. Por despacho do Administrador-Geral, os Serviços Locais referidos no n.º1 podem ocupar-se das funções de administração operacional, expediente geral e gestão financeira afetos as outras estruturas de proximidade geográfica, nomeadamente unidades funcionais, centros ou núcleos.
  3. Os Serviços Locais de a que se refere o n.º anterior são coordenados por um colaborador designado pelo Administrador-Geral, por proposta do Diretor dos Serviços Administrativos e Financeiros, ouvido o Presidente da Faculdade ou Escola.
  4. Ao coordenador dos Serviços Locais compete em especial:
  1. Assegurar a realização, na respetiva unidade orgânica ou estrutura, da missão, competências e atribuições conferidas aos Serviços Administrativos e Financeiros, cumprindo e fazendo cumprir o disposto no presente Regulamento, com as necessárias adaptações;
  2. Orientar e coordenar a atividade do Serviço e superintender no seu funcionamento;
  3. Assistir tecnicamente os órgãos de gestão da respetiva unidade orgânica ou estrutura a que se encontrem afetos.

 

  1. Os Serviços Locais funcionam com base em planos de atividades anuais e trimestrais que traduzam as realidades e especificidades locais, sem prejuízo da sua conformação com os instrumentos de gestão previsional do Serviço Central.
  2. Da execução dos respetivos planos de atividades, os Serviços Locais elaboram relatórios trimestrais e anuais de atividades.
  3. Os instrumentos de gestão referidos nos n.º5 e 6 são submetidos aos órgãos dirigentes da unidade ou estrutura a que se encontram afetos e ao Diretor do Serviço, para os efeitos pertinentes.

 

Artigo 12º

Pessoal dos Serviços

  1. Para o desempenho da missão e das suas atribuições, os Serviços Administrativos e Financeiros dispõem de pessoal expressamente recrutado para o efeito ou afeto aos Serviços por despacho do Administrador-Geral.
  2. Ao recrutamento e provimento do pessoal é aplicável o disposto no Decreto Regulamentar nº 9/2009 de 20 de Abril.  
  3. A distribuição de funções no seio da estrutura interna dos Serviços será feita por Ordem de Serviço do Diretor dos Serviços, cabendo ao coordenador de cada Seção a distribuição de tarefas aos colaboradores, tendo em conta o disposto no presente Regulamento.

Capítulo IV - COMISSÃO CONSULTIVA E COMISSÕES DE TRABALHO

Artigo 13º

Comissão Consultiva de Recursos Humanos

  1. O pessoal afeto ao Serviço Central e, sempre que possível, aos Serviços Locais, integra a Comissão Consultiva do Serviços Administrativos e Financeiros, presidida pelo Diretor do Serviço.
  2. As reuniões da Comissão Consultiva podem realizar-se por videoconferência e das mesmas são lavradas atas-síntese por um secretário ad hoc, designado pelo Diretor.   
  3. A Comissão Consultiva reúne-se, ordinariamente, duas vezes por ano, mediante convocatória do Diretor do Serviço, para a discussão do plano anual de atividades e do relatório anual de atividades, respetivamente, sem prejuízo do agendamento de outras matérias de interesse geral.
  4. A Comissão Consultiva reunir-se-á, extraordinariamente, sempre que necessário, para se ocupar de assuntos de interesse geral que lhe sejam submetidos pelo Diretor do Serviço.
  5. A Comissão Consultiva pronunciar-se-á necessariamente sobre os instrumentos de gestão a que se refere a alínea f) do número 2 do Artigo 6º.

Artigo 14º

Comissões de Trabalho

  1. Sempre que as necessidades de desenvolvimento do Serviço o recomendarem, pode o Diretor dos Serviços Administrativos e Financeiros criar Comissões de Trabalho, integrando dois ou mais elementos da estrutura interna do Serviço, para se ocuparem de tarefas específicas, em conformidade com os termos de referência definidos na respetiva Ordem de Serviço.
  2. As Comissões de Trabalho referidas no presente artigo extinguem-se no prazo indicado na ordem de serviço ou com a realização das respetivas tarefas.

Artigo 15º

Participação de convidados 

Nas reuniões da Comissão Consultiva e das Comissões de Trabalho podem participar individualidades pertencentes ou não ao quadro de pessoal da Uni-CV, mediante convite do Diretor.

Capítulo V - DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 16º

Articulação com as unidades orgânicas, unidades funcionais e serviços 

  1. A articulação dos Serviços Administrativos e Financeiros com os órgãos centrais de governo da Universidade é feita através do Administrador-Geral e do Reitor, salvo delegação de competência no respetivo Diretor. 
  2. A articulação dos Serviços Administrativos e Financeiros com os órgãos das unidades orgânicas, unidades funcionais e os demais Serviços é assegurada pelo respetivo Diretor.

Artigo 17º 

Interpretação e casos omissos

As dúvidas resultantes da interpretação e aplicação das normas do presente Regulamento e os casos nele omissos são resolvidos por despacho do Reitor.

Artigo 18º

Revisão

O presente Regulamento fica sujeito à revisão sempre que ocorram alterações, em matéria de recursos humanos, da legislação nacional aplicável, bem como dos Estatutos e do Regulamento orgânico da Uni-CV.