O Sistema de Gestão Global Integrado deverá estar completamente operacional em 2017. Podendo ser utilizado nesse ano para avaliações de desempenho. Para isso os Serviços Técnicos estão a realizar formações para explicar os diferentes conceitos do aplicativo, que de acordo com o seu Diretor, vai beneficiar em muitos os mecanismos de trabalho da academia.

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Uni-CV: O que é o Sistema de Gestão Global Integrado?

Dr. Celestino Barros: Sistema de Gestão Global Integrado é um sistema desenvolvido para a Uni-CV pela Quality Alive em parceria com os Serviços Técnicos. O Sistema vai gerir toda a parte da qualidade da Uni-CV, isto quer dizer, a avaliação docente, não docente, todos os planos estratégicos e operacionais, permitirá também a realização de mapeamento de processos, criando assim o conceito de workflow ou fluxo de trabalho.

Uni-CV: Quais são os fins da implementação desse sistema na Uni-CV?

CB: Foi um dos compromissos da atual equipa reitoral, desbloquear, sobretudo, o processo da promoção na carreira na Uni-CV, mas isto envolve um conjunto de outros processos pendentes. Ter critérios para avançar na carreira docente é mais simples porque é feito através de novas habilitações académicas, mas a parte não docente é mais complexa porque ainda não há uma capacitação através de graus e diplomas que sejam reconhecidos em Cabo Verde e que permitam a promoção na carreira, fazendo com que hoje tenhamos o cenário em que temos muitas pessoas com processos pendentes. Nessa perspetiva, decidiu-se gerir essa parte da qualidade da Uni-CV, sobretudo com processos de implementação das avaliações feitas com base no currículo, no que o funcionário vai construindo no dia-a-dia e assim será possível ter subsídios suficientes para a tomada de decisão. Isto seria uma primeira razão.

Uma segunda razão tem a ver com a própria avaliação das universidades em que com a automatização das próprias tarefas permitirá uma gestão mais facilitada, fazendo com que os processos tramitem pela via digital de forma mais rápida e clara. Portanto se formos ver as vantagens são enormes. Além dos pontos enumerados, ainda há a questão da disponibilização de instrumentos que poderão facilitar os processos da criação de documentos estratégicos, como são os planos estratégicos ou operacionais. Com o SGGI a criação desses documentos resume-se basicamente a relatórios. Assim criam-se os planos operacionais e pede-se subsídios aos envolvidos nos processos e depois manda-se imprimir o relatório e com ele temos um plano estratégico. Essas são as mais-valias de uma forma muito geral.

Uni-CV: Qual o plano de formação que propõem para a comunidade?

CB: Este aplicativo é transversal a todas as pessoas da Uni-CV e todas as pessoas vão ter acesso a ele, porque vai permitir desbloquear as informações pessoais de cada um. Efectivamente para as pessoas o poderem utilizar têm de estar capacitadas. Embora o grosso do trabalho da utilização do SGGI esteja na parametrização com a própria aplicação, ou seja, que sejam realizados um conjunto de processos no backoffice para que quando as pessoas tiverem acesso ao sistema já tenham lá o que precisam para executar as suas funções.

A ideia da formação é conseguir abranger todo o público da Uni-CV com sessões não muito longas, em que pretendemos mostrar conceitos relacionados com a avaliação do respetivo perfil, seja docente e não docente, e depois mostrar como contribuir na elaboração de planos estratégicos e operacionais e como acompanhar a gestão de processos. Não é possível dar todos estes tópicos numa única sessão, teremos inúmeras sessões, onde vamos abordar isso tudo. Provavelmente também surgirão ocasiões onde teremos de repetir o próprio processo, porque efetivamente a avaliação só faz sentido quando toda a gente se apropria dela e todos conhecem as regras por que serão avaliados.

O que se está a discutir neste momento em termos de avaliação, sobretudo no que toca ao pessoal não docente, vai basear-se em dois grandes momentos: num primeiro momento numa autoavaliação e depois na avaliação descendente, numa segunda fase, em que os dirigentes vão avaliar os seus funcionários.

Uni-CV: Do lado dos Serviços Técnicos já têm a completa apropriação do sistema?

CB: Sim. Em termos do domínio já temos na sua totalidade, é claro que a equipa do outro lado está sempre disponível para retirar qualquer dúvida. Portanto, estamos capacitados para ministrar quaisquer formações.

Uni-CV: A sua integração total como sistema de trabalho na Uni-CV será para quando?

CB: O sistema é enorme e vai beber informações noutros sistemas. A data de integração prende-se basicamente com a agilidade que queremos dar a este processo. Inicialmente, a nossa equipa foi desafiada a desenvolver a parte da qualidade da Uni-CV, só que temos outros desafios que foram lançados anteriormente e como esses desafios ainda não estão concluídos achámos por bem, de forma a agilizar esse processo, contratar uma empresa parceira para auxiliar nesse processo e foi dessa forma que surgiu a Quality Alive. O aplicativo foi construído à imagem do Sistema de Informação Integrada (SII), desenvolvido por nós, no sentido de a plataforma estar integrada e para que as pessoas tenham apenas uma senha de acesso em qualquer dos sistemas de gestão da Uni-CV.

A ideia é que os utilizadores façam os primeiros testes de acesso em 2017, o que significa que a integração da plataforma terá de estar concluída nessa altura e a integração total pretendemos que seja em 2018.

Uni-CV: Como será realizada a avaliação de desempenho?

CB: O sistema é um instrumento e o instrumento está operacional. Agora o processo de avaliação está a ser discutido neste momento, portanto quais os parâmetros que deverão ser usados.

Neste momento, com base no próprio regulamento de avaliação, posso dizer que para o caso da avaliação docente, a avaliação será feita com base na informação que o docente vai inserir na plataforma. O docente vai preencher o seu próprio currículo com as informações da atividade que ele realizou no período em que vai ser avaliado e a avaliação vai basear-se num conjunto de critérios. Novamente no caso dos docentes os parâmetros avaliados serão a investigação, o ensino e a extensão.

Em função do preenchimento do currículo e das regras definidas na aplicação e da validação por parte da comissão da avaliação poderá obter-se uma percentagem de avaliação do docente.

Outra questão que está a ser debatida é a avaliação dos docentes pelos estudantes, a pergunta que se coloca é se essa avaliação deve ou não contar para a avaliação docente. O que se definir será acatado pelo sistema que consegue submeter-se a esse processo.

Para a avaliação do pessoal não docente o processo é diferente. Aqui já temos o conceito de grupos funcionais em que foram identificados 27 diferentes na Uni-CV, ou seja, cada grupo corresponde a um número de pessoas que desenvolvem as mesmas funções. Essa divisão vai permitir-nos ter um organograma funcional da instituição.

Neste momento já temos próximo de 700 utilizadores no sistema.

Uni-CV: Quem são as pessoas que já usaram o SII?

CB: Neste momento os principais utilizadores são os docentes e os funcionários. Não significa que os estudantes não o venham a usar, mas para os estudantes o processo será diferente e não terão de o usar no dia-a-dia.

Relativamente aos não docentes, é necessário definir as funções que cada grupo funcional deverá desempenhar, que estão caraterizadas por cinco pontos: Requisitos da função (conjunto de caraterísticas que os candidatos e empossados nos cargos devem respeitar); Conhecimento (capacidade cognitiva para definir as situações, elaborar diagnósticos e escolher planos de conduta); Competências (evidências que diferenciam os níveis de desempenho de uma função, demonstradas em conhecimentos, habilidades, atitudes e comportamentos mais adequados à plena realização das atividades); Comportamento (conjunto de ações observáveis que permite verificar uma determinada competência); Objetivos individuais (resultados mensuráveis, relacionados com o desenvolvimento de uma atividade específica, desempenhada por um funcionário, ou por uma equipa num determinado período de tempo, definidos com base no plano de atividades e cuja avaliação permitirá aferir os contributos individuais para a concretização dos resultados).

 E depois colocamos as ponderações para cada uma destas categorias. Assim que ficar definido, será aplicado de forma igual para cada grupo funcional. Isto é tudo aplicado com base nos regulamentos.

É nisto que estamos a trabalhar agora, é um processo lento que exige articulação com os Recursos Humanos.

Uni-CV: O sistema de avaliação SGGI é baseado em que documentos?

CB: Regulamento de Avaliação do Pessoal Docente e não Docente, Plano Estratégico, Estatutos da Uni-CV e o documento de Descrição dos Conteúdos Funcionais das categorias profissionais dos grupos de pessoal técnico e administrativo do quadro de pessoal da Uni-CV, que foi aprovado pelo Conselho administrativo.

Uni-CV: Em que períodos será realizada?

CB: É a instituição que define o período da avaliação de forma global, mas isso deverá estar no regulamento das avaliações que for aprovado: que avaliações serão feitas, quando e de que modo. O que os regulamentos atuais preveem é a avaliação anual, no entanto, os regulamentos ainda não foram aprovados.

Uni-CV: Porque houve esta necessidade de avaliar a comunidade da Uni-CV?

CB: Na Universidade ainda temos alguma dificuldade de definição do que fazemos, e muitas vezes, acabamos envolvidos em muitos projetos. Depois chegamos a um determinado período em que verificamos que as nossas próprias funções não foram executadas. Isto por que muitas vezes desenvolvemos tarefas que outras pessoas deveriam fazer. O sistema vai permitir disciplinar isto porque as funções de cada um ficarão bem definidas e cada um terá a responsabilidade de lhes dar seguimento sob pena de não ser bem avaliado, com base em informações e métricas claras. Será possível verificar o desempenho de cada um em cada período com base nos critérios estipulados. Isto vai disciplinar os processos de progressão e promoção na carreira, portanto vai justificar estes processos.

Todas as tarefas em que participarmos ficarão registadas no sistema e portanto haverá uma gestão do currículo profissional, criando maior visibilidade sobre o desempenho de cada um.

Uni-CV: Quais são os benefícios para a aplicação deste sistema de qualidade?

CB: Os benefícios serão a Integração dos Sistemas, a Padronização dos Processo, a informação vai tornar-se de mais fácil acesso o que vai permitir uma tomada de decisões de forma mais rápida, haverá uma diminuição da redundância, as pessoas vão poder focar-se na sua atividade principal, daí o aumento da produtividade e a redução de custos. 

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